INFAMOUS CREATIVE & MARKETING
請款系統 × 文中會計系統
資料對接評估
目標：同仁線上填單的資料，直接變成會計可用的傳票
減少吳姐重複登打的作業
討論版 v1.1 ｜ 2026 年 7 月 17 日
與會：ZHU ／ 吳玲玲（會計總監）
01為什麼要談這件事
公司這半年陸續上線了幾套線上申請系統（費用、差旅、勞務報酬、加班），同仁填單已經電子化，但最後一哩還是人工：
現在的流程
同仁填單
印出來紙本單據
吳姐逐張看單
登打傳票← 重工在這裡
好二蓋章銀行領款用印
給款現金／匯款
希望變成
同仁線上填單簽核流程走線上
系統一鍵產出
會計匯入檔格式照文中規格
文中批次匯入吳姐審核後過帳
每週批次付款用印節奏不變
重點：傳票的最後把關仍然是會計。系統只負責把同仁填過的資料整理成不用再打一次的格式，科目、金額對不對，還是吳姐說了算。
02線上送單流程草案（請吳姐確認）
簽核分流：專案單先過 PM，其他直達會計
| 單據類型 | 簽核路徑 | 紙本憑證 |
|---|
| 專案預支 | 填單 → PM 審 → 吳姐審 → 付款（之後以核銷沖帳） | 不用 |
| 專案核銷 | 填單 → PM 審 → 吳姐審＋核對憑證 → 沖預支、退補款 | 要 |
| 代墊請款 | 填單 →（掛專案的過 PM）→ 吳姐審＋核對憑證 → 付款 | 要 |
| 廠商請款 | PM 填單 → 吳姐審＋核對發票 → 付款 | 要 |
付款分流：照現行習慣，吳姐與好二都不用改
- 小額：吳姐審完直接現金出款，系統標「已付款」
- 大額（暫訂 NT$10,000 以上，門檻可調）：進「待用印」池。系統每週自動產一張「付款批次表」——本週要付的單全列在上面（申請人、事由、金額、合計）。吳姐印出來連同銀行文件給好二，好二看這張彙總表、蓋章、領款——把關方式跟現在一樣，只是從零散單據變成一張表，看得更快
紙本憑證軌（核銷／代墊／廠商請款）
- 系統給每張單一個單號，同仁印「憑證封面頁」（含單號、金額），把收據、免用統一發票收據貼上交給吳姐——紙本只當法定核銷憑證，不再承載簽核流程
- 吳姐核對後在系統勾「憑證已收」；憑證未收的單不會進入付款批次（防呆閘門）
- 系統自動列「未交憑證清單」，不用吳姐追人
單據狀態全程可查（誰的單卡在哪，自己看就好）
草稿▸
待 PM 審▸
待會計審▸
待憑證▸
待付款／待用印▸
已付款
請吳姐特別確認三點：①「憑證未收不進付款批次」這個閘門可以嗎？ ②大額門檻抓 1 萬對嗎，還是另有標準？ ③每週付款／用印固定在星期幾最順？
03我們這邊已經有什麼資料
四套系統的每一筆單據都已結構化存檔，欄位大致如下：
| 系統 | 狀態 | 已有欄位（舉例） |
|---|
| 費用申請（預支／核銷／代墊／供應商） |
表單站已上線 |
日期、申請人、專案、品項明細、金額、憑證 |
| 差旅費報支（國內＋國外） |
已上線營運 |
出差期間、地區、交通／住宿／膳雜明細、幣別匯率、台幣金額 |
| 勞務報酬 |
封測中 |
受領人、所得類別（50／9A）、給付額、代扣稅額、實付額 |
| 六日加班申請 |
已上線 |
專案、人員、加班天數、核定金額 |
技術上，替每套系統加一個「匯出會計檔」功能（按月彙整、一鍵下載或自動寄給會計）是小工程，兩週內可完成。真正的變數在文中那一端能不能吃、要吃什麼格式。
04文中系統有哪些「進資料」的管道
先講限制：文中是傳統單機／區網軟體，沒有公開 API，不能即時串接。可行的是「檔案批次匯入」，官方資料查到三條管道：
| 管道 | 說明 | 跟這次的關係 |
|---|
| 轉檔工具批次匯入 |
官方文宣：「轉檔工具一鍵匯入大量資料」；電商訂單可轉入並自動產生帳款與傳票 |
首選——但匯入格式規格不公開，要向原廠索取 |
| 報支作業模組（MERP） |
官方功能：「報支作業資料可轉切傳票，節省重複登打」 |
若公司版本含此模組，需確認與我們的系統如何分工，避免兩套打架 |
| 電子發票轉入 |
吃財政部平台 Excel 或媒體檔（統編.txt） |
現成功能，但與請款單無關，僅供參考 |
技術備註：老系統匯入檔可能要求 Big5 編碼（影響中文摘要）、傳票編號可能匯入後重編——這些都在格式規格書裡才有答案。
05請吳姐幫忙確認的事（本次討論重點）
1. 公司用的是文中哪一套產品、什麼版本？
WSTP（事務所版）還是 MERP（企業版）？版本號多少？這決定匯入管道完全不同。
填寫：
2. 授權裡有沒有「轉檔工具／傳票匯入」或「報支作業」模組？
部分功能是加購制。若沒有，請文中報價加購費用，我們評估划不划算。
填寫：
3. 向文中客服索取「傳票匯入格式規格書」
欄位定義、Excel 還是 TXT、編碼、傳票編號規則。客服電話 (02)2503-9567。可由我們陪同詢問。
4. 匯出一份公司的「會計科目表」給系統端
請款項目要對應到帳上科目代號（例如差旅費、勞務費各是幾號科目），做好對照表，匯出的傳票才能直接用。
5. 目前每月登打這幾類單據，大約花多少時間？
當作效益基準，之後好衡量省了多少。也想聽吳姐覺得流程哪裡最卡。
填寫：
6. 第 02 頁送單流程草案的三個確認點
憑證未收不付款的閘門、大額門檻金額、每週付款／用印固定星期幾。
填寫：
06三種做法比較（依確認結果擇一）
方案 A：檔案直接匯入目標方案
- 系統照文中規格產出匯入檔
- 吳姐匯入 → 審核 → 過帳
- 登打時間趨近於零
前提：確認事項 1–3 都有正面答案
方案 B：傳票格式彙總表退路，零風險
- 系統產出欄位順序照文中傳票畫面排列的彙總表
- 吳姐照表登打或複製貼上，不用翻單據
- 估省 6–7 成時間，下週就能做
適用：無匯入授權、加購太貴時
A 和 B 不衝突：可以先上 B 立即省時間，格式規格書拿到後再升級成 A。
07下一步與分工
| 順序 | 事項 | 負責 | 目標時間 |
|---|
| 1 | 本次會議確認第 02、05 頁的清單 | 吳姐 ＋ ZHU | 今日 |
| 2 | 向文中索取傳票匯入格式規格書／模組報價 | 吳姐（ZHU 陪同） | 1 週內 |
| 3 | 科目表 × 請款項目對照表 | 吳姐提供科目表，系統端建對照 | 1 週內 |
| 4 | 先行開發方案 B 彙總表（不必等文中回覆） | 系統端 | 1–2 週 |
| 5 | 取得規格後開發方案 A 匯出功能＋測試帳套試匯 | 系統端 ＋ 吳姐驗證 | 規格到手後 2 週 |
| 6 | 平行跑一個月（匯入 vs 手工核對無誤）後正式切換 | 吳姐把關 | 試匯後次月 |
原則重申：任何匯入的傳票都經過會計審核才過帳；先在測試帳套演練，確認無誤才碰正式帳。系統是幫吳姐省力，不是繞過會計。
版本歷程 v1.0（2026/7/17）初版：對接評估＋確認清單＋三方案。 v1.1（2026/7/17）新增第 02 頁線上送單流程草案（PM 分流、小額直付／大額每週批次用印、憑證封面頁與「憑證未收不付款」閘門、狀態列）；修正第 01 頁現況流程（蓋章＝銀行領款用印）。